Vertriebspotenzial ausschöpfen

Informationen durchgängig verfügbar machen

Gute Produkte zu entwickeln und zu fertigen ist das eine – sie an die Kundschaft zu bringen etwas anderes. Ziel der Infinex Group war und ist, bestehende Kundenbeziehungen durch Cross-Selling auszubauen. Die Einführung eines Systems für Enterprise-Content-Management (ECM) sollte es ermöglichen, bereichsübergreifend auf die relevanten Informationen zuzugreifen und diese auszutauschen.

Strukturkammerplatten für die Verpackungsindustrie und Komplettsystemen für Noppenfolien gehören zu den wichtigsten Produkten der Unternehmen innerhalb der Infinex Group. © Infinex

Die Infinex Group ist mit rund 200 Mitarbeitern eine weltweit agierende Firmengruppe, die sich mit der Verarbeitung von Kunststoffen beschäftigt. In Deutschland gehören dazu die beiden Unternehmen Triplex Kunststoffe und Interplast Kunststoffe in Haiterbach. Ein Schwerpunkt ist die Herstellung von Strukturkammerplatten für die Verpackungsindustrie und, als einer von weltweit zwei Anbietern, von Komplettsystemen für Noppenfolien im Baugewerbe. Der Kunststoff-Spezialist wirbt vor allem mit der Lösung individueller Aufgabenstellungen und hohem Innovationspotenzial. Moderne Fertigungsstraßen und CE-zertifizierte Produkte seien ebenso selbstverständlich wie Umweltbewusstsein und Qualitätsmanagement.

2014 nahm die Infinex Group eine Restrukturierung ihres Vertriebs vor. Ziel war, bestehende Kundenbeziehungen durch zusätzliche Angebote (Cross-Selling) auszubauen. Um rasch auf die dafür erforderlichen Informationen zugreifen zu können, fehlte jedoch eine gemeinsame Datenbank. Projektleiter Marcin Dombek: „Die Umstrukturierung unseres Vertriebs stellte uns vor neue Herausforderungen an die Verfügbarkeit und den Austausch bereichsübergreifender Informationen. Diese waren nur mit einem leistungsfähigen ECM-System zu meistern.“

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Großladungsträger sind typische Anwendungen von Kammerplatten. © Infinex

Nach einer Marktanalyse entschied sich Infinex für die ECM-Suite von Elo Digital Office. Ausschlaggebend dafür waren das Design und die Funktionalitäten inklusive integrierter Workflows. „Überzeugt haben uns auch die intuitive Benutzeroberfläche sowie die Möglichkeit, Eingabemasken und Workflows selbstständig zu gestalten und zu erweitern. Ein Übriges hat die verständliche Darstellung des Elo Partners Webix Solutions getan“, ergänzt Marcin Dombek.

50 Anwender angebunden und geschult
Implementierung wurden von Webix 50 Arbeitsplätze mit der ECM-Suite und dem aktuellen Java-Client. Hinzu kamen 15 Notebook-Clients sowie ein XC-Server mit vier XC-Postfächern für die serverbasierte E-Mail-Archivierung.

Darüber hinaus verwendet Infinex Microsoft Office 365 sowie den MS SQL Server mit SBS 2008 Premium. Als kaufmännische Software ist Dynamics AX zum Einsatz, das alle Prozessakten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen generiert. Zur nahtlosen Integration der Applikationen dienen die Middleware Business Logic Provider (BLP) und das Modul Business Connect (BC). Die enge Verzahnung vermeidet Medienbrüche und fehlerträchtige Dateneingaben. Des Weiteren wurde für den Dokumentenzugriff per Web-Browser ein Web-Access-Server mit fünf User-Clients installiert. Das System wurde nach einer ausgiebigen Testphase bereits nach sechs Wochen in den Live-Betrieb übernommen.

Projektleiter Marcin Dombek: „…die über ein reines Ablagearchiv weit hinausgeht.“ © Infinex

Bei Projektstart waren die Mitarbeiter noch die Explorer-Struktur auf dem Fileserver gewohnt und bearbeiteten Office-Dokumente „konventionell“. Doch dank der intuitiven Benutzeroberfläche der ECM-Software waren sie nach einer zweistündigen Schulung mit den wichtigsten Funktionen vertraut. Die neue Arbeitsweise habe sie rasch überzeugt, nicht zuletzt aufgrund der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Informationen. Die papierlose Dokumentenablage bietet beispielsweise allen Kundenbetreuern schnellen Zugriff auf benötigte Informationen – wie historische Daten, Anfragen, Angebote, Zeichnungen, Pläne, allgemeine Informationen über Kunden/Interessenten, Besuchsberichte von Kollegen oder Wettbewerbsanalysen – und verbessert damit deutlich den Kundenservice.

Schlankere Unternehmensprozesse
Bis zur Software-Einführung lag bei Infinex alles in Papierform vor: von der Auftragsbestätigung bis zu den Produktionsdaten. Intern ausgefüllte Word-Formulare für Kunden- oder Lieferantenreklamationen sowie Bestellungen wurden via E-Mail versandt. Die Effizienz war entsprechend gering. Mit der Umstellung gelang es jedoch, die Prozesse zu verschlanken und ihre Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Unternehmenssitz in Haiterbach am Ostrand des Schwarzwalds. © Infinex

Diverse Abläufe wurden vereinheitlicht, die Arbeitsorganisation verbessert. So entlasten formulargesteuerte Workflows die Mitarbeitervon Routineaufgaben, unter anderem bei der Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen oder bei Anträgen zur Teilnahme an einem Seminar – inklusive des Freigabeprozesses und anschließender Bewertung. Der Workflow eignet sich aber auch zur zügigen Abarbeitung notwendiger Maßnahmen bei einem Betriebsunfall, einschließlich der Meldung an die Berufsgenossenschaft sowie der Kommunikation mit der Sicherheitsfachkraft.

Fazit und Ausblick
Mittlerweile umfasst das ECM-Archiv knapp 900 000 Dokumente, davon gut 75 Prozent gescannte Papierdokumente. Für 2019 ist geplant, das bislang eingesetzte ERP-System mit der Software Abas ERP abzulösen und um ein Human-Resource (HR)-Modul für das Personalwesen zu ergänzen – sowie die digitale Personalakte in der ECM-Suite abzubilden. Dabei lautet die Herausforderung, die Schnittstelle zwischen neuem ERP und ECM-Suite zu konfigurieren sowie bestehende Archivierungsregeln beizubehalten. Alle im ERP-System gespeicherten Belege sollen nach den bisherigen Regeln mit der gleichen Logik und Verschlagwortung im ECM-Archiv abgelegt werden.

Darüber hinaus ist vorgesehen, den Business Connector im BLP an die ERP-Software anzubinden und neue (Ablage-)Kacheln zu designen. „Der stetige Ausbau von Logik und Prozessdenken steht für das enorme Potenzial der ECM-Lösung, die über ein reines Ablagearchiv weit hinausgeht“, so der Projektleiter. „Seit 2014 setzen wir die ECM Suite erfolgreich in allen Geschäftsbereichen ein. Sie bietet alles von der digitalen Archivierung über die sofortige Verfügbarkeit von Fakten an jedem Bildschirm bis zum Dokumenten- und Freigabe-Workflow.“

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