ConSense IMS bei Weber

Annina Schopen,

Mehr Transparenz und Synergien mit QM-Software

Weber, Hersteller von Holz- und Metallschleifmaschinen sowie Extrudern hat mit ConSense IMS Professional sein Qualitätsmanagement neu aufgestellt. Die Softwarelösung ermöglicht transparente Dokumentation und effizientere Abläufe.

Hans Weber Maschinenfabrik: Mittelständisches Familienunternehmen mit breitem Portfolio: Von Extrudertechnologie über Holz- und Metallschleifmaschinen, Robotik und Automatisierung (RuA) bis hin zu Additiven Fertigungssystemen. © Hans Weber Maschinenfabrik

Hochwertige Möbel, edle Hochglanzoberflächen für Küchen, rutschsichere Edelstahl-Fußböden in Kühlzellen, Buntstifte, ganze Wände im Holzhausbau oder die Kupplung im Automobil – überall im Alltag begegnen uns Produkte, die mit Technik und Know-how der Hans Weber Maschinenfabrik hergestellt wurden. Das mittelständische Familienunternehmen gliedert sich in die Sparten Extrudertechnologie, Holz- und Metallschleifmaschinen, Robotik und Automatisierung (RuA) sowie Additive Fertigungssysteme, bei denen 3D-Drucker zum Einsatz kommen. Im Jahr 2022 fertigt das Unternehmen aus Kronach seit nunmehr einem Jahrhundert Maschinen und Anlagen für den Weltmarkt.

Neues Fundament für das QM-System

Beim Qualitätsmanagement ging man bei Weber im Jahr 2018 den Schritt in Richtung Modernisierung: Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens und die Ausweitung auf neue Geschäftsfelder machten es erforderlich, das QM neu aufzustellen. Denn das bestehende System basierte überwiegend auf Word- und Excel-Dokumenten und brachte einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich. Die Verantwortlichen wünschten sich daher einen neuen Ansatz, wie Dominik Backert, Leiter Qualitätsmanagement bei Weber, erzählt: „Unsere Herausforderung lag darin, das bestehende QM-System transparenter zu gestalten, um noch besser identifizieren zu können, an welchen Stellen im Unternehmen Optimierungen möglich und notwendig sind.“ Dafür war das Unternehmen auf der Suche nach einer QM-Software, mit der sich auf einfachem Weg eine transparente und stets aktuelle Dokumentation realisieren lässt und die den Beschäftigten durch einen einfachen Zugriff auf Informationen den Arbeitsalltag erleichtert.

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Unter verschiedenen Anbietern entschied sich Weber für die Softwarelösung ConSense IMS Professional der Aachener ConSense– eine Lösung für Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme mittlerer Komplexität. Die Software ist laut Anbieter flexibel konfigurierbar und lässt sich nach Wunsch erweitern. Unternehmen können das Managementsystem so an ihre Bedürfnisse anpassen. ConSense IMS Professional führt alle relevanten Normen und Vorgaben unter einer einheitlichen Oberfläche als Integriertes Managementsystem zusammen, sodass sich z. B. Qualitätsmanagement oder auch Umweltmanagement, Arbeitsschutzmanagement und weitere Bereiche abbilden lassen.

Für Unternehmen wie Weber bedeutet dies, dass keine parallelen Managementsysteme gepflegt werden müssen. Die ConSense-Software ist als Desktop-Anwendung und als webbasiertes ConSense-Portal für endgeräte- und betriebssystemunabhängige Managementsysteme erhältlich. Dieses Gesamtkonzept, zusammen mit der intuitiven Bedienbarkeit der Software, überzeugte die Verantwortlichen im Familienunternehmen aus Kronach, so Dominik Backert: „Uns hat vor allem die webbasierte, übersichtliche Darstellung angesprochen. Zudem passt der modulare Aufbau der Software gut zu Größe und Komplexität von Weber.“

Integriertes Managementsystem – mehr Transparenz und Synergien

Integriertes Managementsystem für alle: ConSense IMS Professional wird sowohl an PC-Arbeitsplätzen als auch in Abteilungen wie Montage, Lager oder der Produktion genutzt. © Hans Maschinenfabrik

Das Projekt zur kompletten Umstellung des QM-Systems startete im April 2019 und wurde von Dominik Backert koordiniert. Nach Erstellung des Grundkonzepts fand zunächst der Aufbau des Basissystems statt, an dem sich die Fachabteilungsleiter beteiligten. Dafür wurden Pilotabteilungen wie Einkauf und Service in das neue System integriert und schließlich nach und nach die weiteren Bereiche eingebunden. Die Software bietet ein einfach zu handhabendes und interaktives Prozess- und Dokumentenmanagement, mit dem sich die Prozesse von Weber schnell und individuell abbilden ließen – genau so, wie sie in der Realität ablaufen.

Vor dem Einpflegen in das neue System kamen bei dem Maschinenbauunternehmen alle Abläufe auf den Prüfstand. „Wir haben wirklich jeden Prozess beleuchtet, neu modelliert und vor allem die Kernprozesse über alle Schnittstellen hinweg abgebildet. Das ist zunächst ein gewisser Aufwand, aber es war der richtige Weg: Wir verfügen jetzt immer über ganz aktuelle Prozessdaten, auf die wir bei Bedarf auf Knopfdruck zugreifen können. Unser Qualitätsmanagement ist in das Integrierte Managementsystem eingebettet, das gleichzeitig unser Energiemanagement organisiert. Durch die Verknüpfung der verschiedenen Normen und Regelwerke können wir auf diese Weise Synergien nutzen.“

Ein großer Mehrwert des neuen Systems liegt laut Dominik Backert in den automatischen Workflows, die sich anlegen lassen. Zuvor erforderten Dokumentenfreigaben bei Weber einen hohen organisatorischen Aufwand: Gab es beispielsweise neue Vorgaben für Maschinenabnahmen, die von Personen aus der QM-Abteilung und der Montageleitung freigegeben werden mussten, wurden in den Fachabteilungen Dokumente ausgedruckt, über die Hauspost an die Empfänger verteilt, von diesen nach der Unterschrift wieder zurückgesendet und danach revisioniert. ConSense IMS Professional steuert diese Vorgänge jetzt automatisiert. Digitale Dokumente durchlaufen das Unternehmen auf dem vorgegebenen Weg und werden auch digital freigegeben. Jeder Bearbeitungsschritt ist dabei im System mit den entsprechenden Verantwortlichen verknüpft. Das ist nicht nur schneller, sondern auch besser zu kontrollieren: Zu jedem Zeitpunkt lässt sich nachvollziehen, auf welchem Stand ein Dokument gerade ist und wessen Antwort gegebenenfalls noch aussteht. „Wir verlieren nun keine Zeit mehr, und es besteht auch nicht die Gefahr, dass die Bearbeitung eines Dokuments durchrutscht: Das System erinnert die betreffenden Mitarbeitenden z. B. an die Kenntnisnahme von neuen Formblättern, an die Durchführung von Freigaben und bei Überschreitung von Fristen“, so Dominik Backert.

Mit dem Tool zur Modellierung lassen sich Prozesse schnell und einfach abbilden – so, wie sie tatsächlich stattfinden. © Hans Weber Maschinenfabrik

Alle der etwa 500 Beschäftigten bei Weber, darunter auch ein hoher Anteil an Auszubildenden, nutzen inzwischen das neue System – an ihren PC-Arbeitsplätzen, an zentralen PC-Standplätzen in Abteilungen wie Montage, Lager oder der Produktion oder auch mobil: Weil Weber sich zusätzlich zur Desktop-Anwendung für das webbasierte ConSense-Portal entschieden hat, können die Beschäftigten auch endgeräte- und plattformunabhängig auf die Inhalte ihres Managementsystems zugreifen. „Ein Vorteil ist, dass wir mit dem Portal von überall auf das System zugreifen können. Hält sich einer unserer Mitarbeitenden beispielsweise gerade in der Produktion auf und soll eine schnelle Freigabe erteilen, sind die entsprechenden Dokumente auf dem Smartphone verfügbar, und die Freigabe lässt sich umgehend vor Ort und ohne unnötigen Zeitverlust durchführen“, freut sich der QM-Verantwortliche.

Modulares System erlaubt schrittweisen Ausbau

Da die ConSense-Software für Managementsysteme modular gestaltet ist, kann das Schritt für Schritt ausgebaut werden und wächst mit den Anforderungen einer Organisation mit. Nachdem bei Weber das Basissystem mit den notwendigen Informationen ausgestattet ist, beschäftigt sich Dominik Backert nun mit den Modulerweiterungen für die Software. Genutzt werden bereits die Module Maßnahmenmanagement und Auditmanagement. Das Maßnahmenmanagement erfasst und verwaltet zentral alle anfallenden Maßnahmen, die sich ergeben. Diese werden den zuständigen Beschäftigten oder Organisationsbereichen zur Ausführung zugewiesen. Die vollständige und termingerechte Erledigung wird im System nachverfolgt, transparent dokumentiert und in übersichtlichen Berichten aufbereitet. Das Modul Auditmanagement unterstützt bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sämtlicher Audits des Betriebs. Es unterstützt mit übersichtlichen Zeitplänen das Terminmonitoring und benachrichtigt Verantwortliche automatisch bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen. Planung, Ergebnisse und Auswertung lassen sich in strukturierten Listen und übersichtlichen Diagrammen abrufen.

Modul Maßnahmenmanagement: Alle bei Weber anfallenden Maßnahmen werden zentral erfasst und den zuständigen Beschäftigten oder Organisationsbereichen zur Ausführung zugewiesen. © Hans Weber Maschinenfabrik

Durch Verknüpfung mit dem Modul Maßnahmenmanagement wird die Planung, Durchführung und Dokumentation der aus den Audits anfallenden Aufgaben gesteuert und überwacht. Dominik Backert erzählt: „Wir haben bereits mehrere Audits erfolgreich mit dem neuen System absolviert. Hier helfen uns die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten sehr: Unsere Unternehmenssparten sind sehr vielfältig und stehen für eine hohe Qualität, deshalb wollen wir in jedem Geschäftsbereich genau wissen, wo wir uns verbessern können. Das ist mit großen Datenmengen verbunden, bei deren Auswertung ConSense IMS Professional sehr hilfreich ist. Beobachten wir beispielsweise, dass sich ein Lieferant in die falsche Richtung entwickelt, können wir jetzt rechtzeitig gegensteuern. Bezogen auf notwendige Maßnahmen war es früher immer sehr aufwändig nachzuvollziehen, wer an einer Bearbeitung beteiligt ist. Jetzt können wir auf Knopfdruck feststellen, wer die jeweilige Aufgabe abarbeitet. Und auch alle Mitarbeitenden wissen genau, für welche Maßnahme sie jeweils verantwortlich sind.“

Aktuell ist der Qualitätsmanagement-Leiter dabei, mithilfe der Verantwortlichen das Modul Gefahrstoffmanagement mit Leben zu füllen. Es soll künftig das Handling mit gefährlichen Stoffen im Unternehmen regeln, sodass die Gesundheits- und Umweltschutzmaßnahmen in vorgeschriebener Weise befolgt werden. Alle im Unternehmen verwendeten Gefahrstoffe werden in dem Modul strukturiert erfasst, katalogisiert und verwaltet. Dabei lassen sich Einsatz- und Lagerort eines Gefahrstoffs sowie die Mengenbereiche hinterlegen. Eine automatische Archivierung der Einträge sorgt für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Dominik Backert erklärt: „Früher haben wir unser Gefahrstoffmanagement über Excel-Listen betrieben. Das Modul bietet den Vorteil, dass alle Gefahrstoffe zentral an einem Ort erfasst werden. Wir haben auf alle Informationen direkten Zugriff und wissen so beispielsweise, wann ein Gefahrstoff freigegeben wurde. Unser Ziel ist es, in Zukunft aus dem System unsere Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen und weitere Unterlagen zu den Gefahrstoffen automatisiert zu erstellen, um viel Zeit zu sparen.“ Im nächsten Schritt soll das Managementsystem bei Weber dann durch das Modul Reklamationsmanagement ergänzt werden.

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