Doch die regelmäßigen Prüfungen und festgelegten Prüfintervalle sowie jede Menge Wartungsauflagen können Betriebe in Bedrängnis bringen: Sie sind zum einen mit einem hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Zum anderen steigen die Anforderungen kontinuierlich. Software kann helfen, Fehler zu vermeiden und den Überblick über seine Pflichten zu bewahren.

Um den Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zunächst den Überblick über das betriebliche Inventar. Eine entsprechende Software hilft, ein ausführliches Bestandsverzeichnis über alle Vermögensgegenstände des Unternehmens zu führen. Sie erfasst den Standort des Arbeitsmittels, die Garantiezeiten und die vorgenommenen Reparaturen, was wichtig für die Prüfungen ist. Daher ist die Inventarsoftware auch als rechtssicherer Versicherungsnachweis geeignet. Wer den Überblick über sein Inventar, dessen Wert, über Neuanschaffungen und Verkäufe hat, muss keine mehr Prüfung scheuen.

Vorbereitung und Planung

Prüftermine und Wartungen müssen geplant und sorgfältig terminiert werden. So lässt sich vermeiden, dass Wartungen mit anderen Vorgängen kollidieren, Maschinen zu ungünstigen Zeiten aus der Produktion genommen werden oder Terminabstimmungen nicht möglich sind, weil die zuständigen Mitarbeiter außer Haus sind. Vor allem zyklisch wiederkehrende Wartungen erfordern ein genaues Timing mit der Instandhaltung, um Stillstände zu vermeiden.

Ein Wartungsplaner hilft, die Koordination der notwendigen Arbeitsschritte zu vereinfachen. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen in der Software zugeordnet. Hinzu kommt, dass die Prüfungen dann nicht mehr zwischen mehreren Systemen oder Tools abgestimmt werden müssen, da es keine Schnittstellenproblematik gibt. Die Fehleranfälligkeit sinkt.

Dokumentation der Prüfungen und Wartungen

Wurden Arbeitsmittel und Geräte geprüft, müssen die Ergebnisse dokumentiert werden – nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel-Tabellen ist zwar üblich, aber nicht zeitgemäß. Eine Software erledigt das effizienter: Sie dokumentiert die Ergebnisse von Wartung und Instandhaltung im System. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Diese Übersicht macht es möglich, Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und zu korrigieren, die Transparenz hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren.

Darüber hinaus bietet die Software eine rechtskonforme Dokumentation und damit Rechtssicherheit. Ein Betrieb kann leicht nachweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben und beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.

Wartungsplaner und Inventarsoftware verhindern das gefürchtete Szenario, dass Maschinen stillstehen, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet war. Es kommt nicht zu Produktionsausfällen oder gestörten Produktionsketten. Ersatzteile liegen rechtzeitig vor, Reparaturen an Maschinen verzögern sich nicht. Optimale Voraussetzungen für die Sicherheit der Mitarbeiter: Unfälle und Ausfallzeiten werden minimiert.

Normen berücksichtigen

Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung basiert auf der DIN EN ISO 9001 und entspricht nach Unternehmensangaben den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement. Er decke alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und mache die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich. Integriert in die Software sind mobile Lösungen per Scanner oder App für iOS und Android. Um ausführliche Protokolle der Sicherheitsüberprüfungen zu hinterlegen, können Text-, Bild- und Sprachaufnahmen integriert werden. Zur Optimierung von Prüfprozessen bietet das Tool Import- und Exportfunktionen. Berichte können via E-Mail, Dropbox, iTunes oder FTP-Server weitergeleitet werden. So werden die Vorteile elektronischen Prüffristenmanagements ausgeschöpft. Die Software reduziere den Aufwand der Administration von Wartungen. Sie stellt aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie wirtschaftliche Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung, um den Optimierungsprozess im Betrieb voran zu treiben. Zudem biete sie Rechtssicherheit.

Die Inventarsoftware bietet eine einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Inventarstammdaten. Sie erfülle die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs. Das Tool unterstützt die Arbeit im Team: Alle Anwender können via Netzwerk parallel arbeiten. Ob Protokollierung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare – die Software kann das abbilden. Darüber hinaus können Rundumbestände definierter Büros gezielt gemanaged werden. Um langes Suchen zu umgehen und tägliches Inventory Management zu vereinfachen, können via App erfasste Daten als CSV-Datei per E-Mail oder Dropbox verschickt werden. In der zugehörigen App für iOS und Android Betriebssysteme können zudem Bilder, Filme oder Sprachaufnahmen für einzelne Inventargüter hinterlegt werden. Die Inventarsoftware verfügt über Im- und Exportfunktionen für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.