Berichtswesen länderübergreifend optimiert

Alpla organisiert sich mit angepasstem Business Intelligence Tool

Unternehmen, die international agieren, sind auf einheitliche Standards für das Reporting angewiesen, wenn sie ihre verschiedenen Standorte optimal steuern und so im globalen Wettbewerb flexibel agieren wollen. Der österreichische Verpackungshersteller Alpla hat sich dazu eine individuelle Lösung programmieren lassen.

In vielen Ländern produziert Alpla mit Hauptsitz in Österreich Kunststoffflaschen, -verschlüsse und -verpackungssysteme für Lebensmittel-, Kosmetik-, Haushalts- und Wäschepflege sowie Öl- und Schmierstoffe. Das Familienunternehmen, das bereits im Jahr 1955 gegründet wurde, erlebte in den vergangenen Jahrzehnten ein rasantes Wachstum und beschäftigt heute mehr als 15.000 Mitarbeiter an rund 150 Produktionsstätten, vorwiegend im europäischen Raum, aber auch in Süd- und Nordamerika sowie in asiatischen Wachstumsregionen. Trotz der Unternehmensgröße legt das Unternehmen Wert auf schlanke Organisationsstrukturen.

Um die Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimal erfassen und steuern zu können, arbeitet Alpla mit einem standardisierten Berichtswesen und erstellt monatliche und jährliche Reports. Im Zuge des anhaltenden Wachstums ließ sich das Unternehmen bereits 2002 von Actinium Consulting eine Lösung erstellen, um alle Werke und Organisationseinheiten über das Management Informationssystem Emis miteinander zu verbinden und mit einer über das Intranet zugänglichen Datenbank einheitliche Reports und Entscheidungsgrundlagen für Prozessoptimierungen zu schaffen. Das dahinterstehende Data Warehouse funktioniert auf Basis von Microsoft SQL-Server 2008 mit Analysis Services. Inzwischen arbeiten nach Unternehmensangaben weltweit rund 1500 Mitarbeiter mit dem System, für dessen Instandhaltung und Weiterentwicklung der Implementierungspartner in den vergangenen Jahren den Support übernommen hat.

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Controlling-Projekt mit Fokus auf einzelne Standorte

Als 2012 die Entscheidung zur Verfeinerung des Berichtswesens fiel, wurde mit dem gleichen Partner ein multidimensionales Datenbankkonzept entwickelt, mit dessen Hilfe die Kennzahlen an allen Unternehmensstandorten automatisiert aufbereitet werden können. Ziel ist es, den gesamten Controlling-Zyklus von der Planung, Datensammlung und Datenanalyse über die Maßnahmenentwicklung und Steuerung bis zur Erfolgskontrolle den einzelnen Werken prinzipiell selbst an die Hand zu geben und dafür einheitliche Controlling-Standards zu schaffen. Im erweiterten Berichtswesen geht es dabei um fünf Teilbereiche, die sukzessive ausgebaut werden sollen: Logistik, Material, Produktion, Materialeffizienz und Qualität.

Iterative Implementierung

Anfang dieses Jahres wurde mit der Kennzahlenprogrammierung begonnen. Dabei setzt das IT-Beratungshaus auf eine iterative Vorgehensweise: Die ersten Entwürfe des neuen Tools zur Berichterstellung wurden einem Key-User-Kreis zur Verfügung gestellt und im Live-Betrieb erprobt. Auf Basis der Einschätzungen kann die Lösung verfeinert und optimiert werden.

Derzeit befindet sich das Controlling-Projekt noch in der Implementierungsphase. Die ersten Berichte wurden aber bereits erstellt. Dass sich die Neuprogrammierung lohnen wird, zeichnet sich laut Alexander Lehmann, Projektmanager für Corporate Business Intelligence bei Alpla, schon ab: ¿Wir haben zwar für unser Controlling auch im Vorwege schon mit dezidierten Kennzahlen gearbeitet, sie werden durch dieses Projekt jedoch deutlich verfeinert und der Detailgrad der BI-Analysen merklich erhöht. Auf diese Weise wird es uns gelingen, sämtliche Potenziale auszuschöpfen, die in den verschiedenen Werken vorliegen, und keine wichtigen Ressourcen mehr zu verschenken.¿ Die Bereitstellung der multidimensionalen Datenbanken ermögliche es den Verantwortlichen aller Standorte, präzise Reports zu generieren, die dann unterschiedlichen Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden können, um Entscheidungen entsprechend fundierter Kennzahlen zu treffen.

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