Formenbau

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ERP bringt Transparenz in die Unternehmensabläufe
Roswitha Knabe: „Wird aus Anfrage und Angebot ein Auftrag, werden alle Daten automatisch richtig zugeordnet.“
Während die Rationalisierungspotenziale in der Fertigung dank neuer Maschinentechnik überwiegend ausgereizt sind, liegen in der Unternehmensorganisation zumeist erhebliche Effizienzsteigerungen möglich. Basis dafür ist auch in kleineren Unternehmen ein funktionsübergreifendes ERP-System.

Wie viele junge und kleinere Firmen, wurde der Formenbauer Stemke Kunststofftechnik in den ersten Jahren mithilfe von Excel-Tabellen und Word-Dokumenten verwaltet. Die Abläufe im Unternehmen auf diese Art im Griff zu behalten – und weiter zu entwickeln – war angesichts des stetigen Wachstums irgendwann nicht mehr möglich. Speziell die Produktion benötigte besseren Überblick über Anfragen und Aufträge, um effektiver zu arbeiten.

Verwaltungsprozesse vereinfachen, Kosten senken und den Mitarbeitern Übersicht über die Aufträge geben: Das waren die Ziele bei Suche nach einem geeigneten System, die schließlich in der Installation das für die Formenbaubranche entwickelte ERP-Systems Moldmanager mündete.

Stemke Kunststoff im Städtchen Döbeln, zwischen Leipzig und Dresden, ist bundesweit erfolgreich im Spritzgießformenbau und hebt sich auch sonst vom Durchschnitt ab. Sie ist relativ rasch auf 73 Mitarbeiter gewachsen und hat im Jahr 2007 dank einer selbst entwickelten Kühlung für den Formenbau, die die Produktion um bis zu 30 Prozent beschleunigen soll, den Innovationspreis Mitteldeutschland gewonnen. Produziert werden Bauteile für Fahrzeugbau, Medizintechnik, Elektrotechnik und liefert in andere Branchen, beispielsweise an die Stihl AG. Geboten wird nahezu die gesamte Prozesskette von Produktentwicklung und Formenkonstruktion über die Fertigung der Prototypen- und Serienformen bis hin zur Fertigung der Kunststoffteile in Kleinserien.
In der Startphase und den Jahren danach behielten die Verantwortlichen bei Stemke die Übersicht und steuerten die Abläufe mit Excel-Tabellen, Word-Dokumenten und einem guten Gedächtnis. So wurden Kunden, Aufträge, Mitarbeiter und Termine im Blick behalten und koordiniert. Allerdings: „Wir brauchten dringend mehr organisatorische Unterstützung. Auf diese unübersichtliche und zeitraubende Art war es kaum möglich, die wechselnden Aufträge und Produktionsinhalte zu überblicken und zu bewältigen“, berichtet Roswitha Knabe, bei Stemke verantwortlich für Finanzen und Personal. Seit vielen Jahren ist nun der Moldmanager beziehungsweise dessen Vorgänger IK Office im Einsatz.

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Das System baut darauf, dass gerade in mittelständischen Unternehmen des Werkzeug-, Formen-, Modell- und Vorrichtungsbaus Optimierungspotenziale in Verwaltung, Qualitätssicherung, Arbeitsvorbereitung und Arbeitsplanung liegen. Denn das Kerngeschäft dieser Betriebe ist nicht Verwaltung, sondern die Produktion. Das System bildet laut Anbieter Kunden, Lieferanten, Anfragen, Angebote, Aufträge und einen strukturierten Überblick über die Auftragssituation in der Produktion in einem System ab. „Damit stehen alle für die Projektabwicklung relevanten Informationen in einem System zur Verfügung und können dort mit hoher Geschwindigkeit bei den Verwaltungstätigkeiten abgearbeitet werden“, fasst Roswitha Knabe zusammen.

Kundenauftrag in einem integrierten System abwickeln

Fragt ein Kunde ein Kunststoffteil an, nimmt der Vertrieb Daten in die Anfragenliste des Moldmanager auf: Kundenname, Form und Gestaltung des angeforderten Kunststoffteils, Formenbaupläne, Grafiken und Zeichnungen gehören dazu. Das Dokumentenmanagement der ERP-Lösung ordnet die Informationen und ordnet sie, sowie alle Dokumente und Dateien des Schriftverkehrs, der Anfrage zu. Der Angebotsassistent erstellt eine Vorkalkulation, die der (potenzielle) Kunde als PDF-Datei per E-Mail erhält. Er überwacht die Angebotsverfolgung und erinnert die Vertriebsmitarbeiter an offene Angebote. „Man muss Zeichnungen, Grafiken und weitere Dokumente eines Projektes nicht mehr suchen. Das spart viel Zeit. Wird aus Anfrage und Angebot ein Auftrag, werden alle Daten automatisch richtig zugeordnet“, berichtet Knabe.

Steht die Terminierung der Lieferung von Serienteilen, wird ein Auftrag zum Bau Spritzgießwerkzeugs mit anschließender Teilefertigung ausgelöst. Daten und Dokumente der Anfrage und des Angebots ordnet das Programm automatisch dem Auftrag zu. Alle Stemke-Mitarbeiter können die Daten nun als neues Projekt sehen. Selbstständig erstellt die Software eine Werkzeugbegleitkarte, eine Arbeitskarte für die Fertigung und eine Auftragsbestätigung, die sie dem Kunden schickt. Der Produktionsleiter erhält mit der Arbeitskarte für die Fertigung alle wichtigen Daten zum Auftrag auf einen Blick. Wichtig sind etwa der einzusetzende Werkstoff, Qualitätskriterien, Stückzahl und Auslieferungstermin. Ist der Auftrag in der Produktion abgeschlossen, erstellt die Logistik mit Hilfe der Software Lieferschein und Rechnung. Damit das funktioniert, ist das System mit einer Datenschnittstelle für die Finanzbuchhaltungs-Software ausgestattet. Moldmanager verwaltet das Rechnungseingangs- und das Rechnungsausgangsbuch. Auf einen Blick können bezahlte und unbezahlte Rechnungen erkannt werden.

Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter koordiniert und erfasst das System. Zudem verplant es die Kapazitäten des jeweiligen Unternehmens. Diese Kapazitätsplanung stimmt der Softwareentwickler individuell auf das Anwenderunternehmen ab, da sich die Produktionsstätten unterscheiden. Alle verfügbaren Maschinen, wie Spritzgießmaschinen, Fräs- und Erodiermaschinen werden in Gruppen eingeteilt und in Tabellen und Listen dargestellt. Die Produktionsplanung wird leichter und das entlastet natürlich die Mitarbeiter. Um die Leistung beim jeweiligen Auftrag zu kontrollieren, sind Kalkulationsfunktionen integriert, die eine Mit- und Nachkalkulationen ermöglichen. Das Programm schlägt Alarm, sobald die Kosten die Kalkulation übersteigen und informiert über den Abarbeitungsgrad für die in Auftrag gegebenen Kunststoffteile. Das liefert Geschäftsführung und Controlling sichere Basisdaten für ihre Entscheidungen.
Trotz des Funktionsumfangs sei die Bedienung des Systems einfach, versichert man bei Stemke. Die Bedienoberfläche zeige alle relevanten Daten auf einen Blick und lasse sich intuitiv bedienen. Deswegen plant man die Erweiterung des Systems. „Wir brauchen eine effiziente Lagerverwaltung für unsere Werkzeuge, Vormaterialien und Fertigteile, sowie eine Statistik, wie viele Teile bereits aus einem Werkzeug gefertigt wurden.“

Mietmodell schont Liquidität

Statt die Software zu kaufen und selbst zu betreiben, ist alternativ ein Mietmodell möglich. Darin enthalten sein kann auch der komplette Support für das IT-System. Der Anwender spart die Investitionskosten und schont damit seine Liquidität. Für aktuelle Hard- und Software sorgt der Softwareanbieter IK Office, der außerdem telefonische Betreuung und eine durchgehende Überwachung des Systemzustands bietet. Diese Serviceleistungen entlasten das Unternehmen von EDV-Aufgaben.

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