Workplan

Flexibler Formenbau

ERP unterstützt Abläufe in Produktion und Administration
Ob Werkzeug- oder Sondermaschinenbauer – projektorientierte Unternehmen haben besondere Anforderungen an ihre Organisation und somit an die eingesetzte PPS- oder ERP-Software. Der Formen- und Montagesystembauer Harting Applied Technologies, sorgt mit Einführung eines ERP-Systems für mehr Transparenz in Organisation und Fertigung – und sorgt so für mehr Flexibilität.

Fast jeder Werkzeug- und Formenbau-Betrieb einer gewissen Größe braucht Unterstützung von einem ERP-System (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem). Denn es herrscht ein harter Wettbewerb, in dem nur die überleben, die exakt kalkulieren, qualitativ hochwertige Produkte fertigen und zuverlässig liefern. Ein ERP-System unterstützt dabei. Es hilft beim Planen und Optimieren von Arbeitskraft, Materialien, Ressourcen und Zeiten. Außerdem ermöglicht es den Verantwortlichen, jederzeit die Kontrolle über alle Vorgänge zu behalten.

Harting Applied Technologies hatte diese Vorteile schon vor einigen Jahren erkannt und in ein ERP-System investiert, das – individuell entwickelt – auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten war. Das zur Harting-Gruppe gehörende Unternehmen produziert zum einen Formen und Werkzeuge, zum anderen werden komplette Montagesysteme im Sondermaschinenbau hergestellt. Bei beiden Bereichen handelt es sich um eine kundenauftragsbezogene Einzelfertigung, in der Aufgaben von der Produktentwicklung bis zur Serienfreigabe (bei Werkzeugen) anfallen. Geschäftsführer Dr.-Ing. Volker Franke erklärt: „Wir fühlen uns da zuhause, wo Qualität gefordert wird und die Teile filigran sind. Das gilt zum Beispiel für Spritzgießanwendungen mit nur einem Zehntel Millimeter Wanddicke, für die wir Formen bauen. Auch feinste Umformteile wie Kontaktfedern aus nur 30 Mikrometer dicker Folie zählen zu unseren Spezialitäten.“

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Während der Montagebereich vielfach für externe Auftraggeber arbeitet, werden 95 Prozent aller Werkzeuge und Formen in die eigene Unternehmensgruppe geliefert, was jedoch den Wettbewerbsdruck zu vergleichbaren Anbietern nicht mindert.

Es muss nicht SAP sein

Bis Anfang 2010 hatte der Werkzeugspezialist ein selbstgeschriebenes ERP-System im Einsatz, das auf die gewachsenen Prozesse abgestimmt war. Mit dem Vorteil der Passgenauigkeit des Systems gingen allerdings auch Nachteile einher, die aus der geringen Kapazität des Entwicklers entstanden. So war es schwierig, das System auf die sich ständig ändernden Anforderungen anzupassen. Deshalb haben die Verantwortlichen bereits seit etwa drei Jahren die Ablösung des Systems ins Auge gefasst. Da der Konzern weltweit SAP einsetzt, untersuchten sie zunächst, ob SAP die hier vorhandenen Prozesse ausreichend gut unterstützen kann. Volker Franke berichtet: „Leider bot SAP nicht die erforderliche Flexibilität, um unser Tagesgeschäft abzubilden. Besonders was den Detaillierungsgrad anbelangt, wollen wir für Fertigungsaufgaben nur grobe Planungsdaten eingeben und in Gruppen bleiben. SAP dagegen benötigt frühzeitig im Prozess sehr detaillierte Informationen, die wir zu diesem Zeitpunkt nicht bieten können.“

Als auch von der IT-Abteilung die Aussage vorlag, dass es mit SAP keine Lösung gäbe, machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einem anderen passenden System. Schlussendlich fiel die Wahl auf Sescoi und Workplan, das die Prozesse so abbildet, wie das gewünscht war.

Flexibel im Detaillierungsgrad

Die Entscheidung für diese Software hatte mehrere Gründe. Zum einen kann das Unternehmen den Detaillierungsgrad der Planung selbst bestimmen. Auf der Einzelteilebene lassen sich zwar Vorgabezeiten und viele Details eingeben, man muss es aber nicht. Es ist ebenso möglich, auf einer übergeordneten Stufe zu bleiben. Harting nutzt überwiegend eine Vorplanung mit Platzhaltern, die in den Bilanzen als Merkposten erscheinen. In den anderen Systemen muss man dafür schon eine relativ genaue Definition treffen.

Auch die Bildschirmdarstellung habe für Workplan gesprochen. Franke lobt die einfach anzulegenden Baumstrukturen sowie die Art und Weise der Querverknüpfung zwischen den verschiedenen Sichtweisen. Man könne problemlos zwischen den Ansichten hin- und herspringen, also vom Kundenblatt über die Angebote in die Aufträge und wieder zurück. Außerdem kam die Flexibilität und einfache Bedienung gut an. Formulare, Ansichten, Filter sind problemlos zu generieren und exakt auf die Bedürfnisse anzupassen. Sofern ein Anwender die Berechtigung für diese Daten hat, kann er das selbst übernehmen. So lässt sich das System sukzessive weiterentwickeln, ohne dass jedes Mal ein IT-Spezialist benötigt wird.

Im Eiltempo zur Inbetriebnahme

Als für den Geschäftsführer und seine involvierten Kollegen Ende 2009 die Investitionsentscheidung stand, ging es im Eiltempo an die Umsetzung. Man entschloss sich zu einer Testinstallation und schickte die Hauptanwender noch im Dezember zur Schulung. Mitte Januar stand die Testinstallation. Im März wurden alle laufenden Aufträge eingetragen, und im April konnten die Mitarbeiter auf die eingepflegten Aufträge zurückmelden.

Ganz freiwillig war die rekordverdächtige Einführung nicht, gesteht Volker Franke. „Wir wollten uns eigentlich mehr Zeit lassen, um alles in Ruhe auszuprobieren. Unvorhersehbare Umstände haben uns jedoch dazu geführt, dass wir so schnell wie möglich auf ein neues ERP-System umstiegen. Wir nutzten also die Testphase bereits zur Vorbereitung und haben gegen deren Ende Angebotserstellung und Auftragsverwaltung umgestellt – ohne Parallelbetrieb mit dem alten System. Es hat funktioniert.“ Der Monatsabschluss April wurde bereits mit Daten durchgeführt, die in Workplan erzeugt und an SAP transferiert wurden. Heute läuft das Rechnungswesen komplett inklusive Rechnungsstellung im neuen System. Ein Informationssatz geht ins SAP-System, das die Nachverfolgung beziehungsweise das Mahnwesen übernimmt. Auch Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung laufen über SAP, weshalb verschiedene Schnittstellen definiert wurden – was sich als vergleichsweise einfach erwies: Die Sescoi-Software ist seit Dezember 2009 SAP-zertifiziert.

Für den Werkzeugbau konzipiert

Harting profitiert von einer Software, die laut Hersteller von Anfang an, also seit über 20 Jahren, auf die speziellen Bedürfnisse der Einzelteilfertiger, projektorientierten Unternehmen und Auftragsfertiger wie der Formen- und Werkzeugbau zugeschnitten wurde. Ähnliche Anforderungen stellen Hersteller von Modellen, Mustern, Prototypen, Spezialmaschinen und artverwandten Produkten. Workplan ist modular aufgebaut. Zur Verfügung stehen Funktionen zur Ressourcenplanung, die die Automatisierung und Verwaltung von entscheidenden betrieblichen Tätigkeiten erlauben. So gibt es Module zu den Bereichen Angebot, Auftragsabwicklung, Planung und Simulation, Bestellwesen und Lagerverwaltung, Zeit-, Qualitäts-, Leistungs- sowie Informationsmanagement. Daneben bietet das System viele Optionen, die speziell für den Werkzeug- und Formenbau entwickelt wurden. Dazu gehört unter anderem eine spezielle Datenbankstruktur, die alle Änderungen aufzeichnet und die Rückverfolgung von Angebotsdaten und Kosten erlaubt. Schließlich ist es üblich, dass im Lebenszyklus eines Projekts Projektdaten mehrfach geändert werden. Die Verfolgbarkeit ist auch für das spätere Management von Kundendienst und Reparaturleistungen nützlich.

Harting arbeitet heute mit einem Concurrent-User-Modell mit 15 parallel zur Verfügung stehenden Arbeitsplätzen in einem Citrix-Umfeld: Die Software lauft mit allen Lizenzen auf einem Terminalserver, während die Rechner der Anwender nur als Anzeige- und Bediensystem fungieren. So haben Geschäftsführer, Controller, Meister, Fertigungsleitung, Vertrieb und alle anderen relevanten Abteilungen Zugriff auf das zentrale System.

Durch die besonderen Rahmenbedingungen in dieser Anwendung wie die Einbindung in eine Konzern-Struktur wurde die Software zunächst in reduziertem Umfang installiert. Nach dem Softwarestart mit Angebotserstellung, Auftragsverwaltung und Rechnungswesen nutzen die Werkzeug- und Sondermaschinenbauer inzwischen auch das Modul Warenwirtschaft, also Bestellwesen und den Wareneingang. Während Kostenstellen-Material nach wie vor über SAP läuft, wird der projektbezogene Einkauf jetzt über Workplan realisiert. Seitdem haben die Verantwortlichen deutlich mehr Informationen über die Bestellvorgänge und den tatsächlichen Zugang der Materialien. Auch die Kalkulation findet mittlerweile hier statt, obwohl das bisherige Vorgehen schwierig abzubilden war. „Wir hatten etwas verzwickte Zuschlagssysteme, aber in der Zwischenzeit haben wir auf eine Kalkulation mit Herstellkosten umgestellt. Diese können wir sauber und transparent darstellen“, erklärt Volker Franke.

Bei der Zeiterfassung, die in SAP verankert ist, werden die Anwesenheitsmeldungen ins Workplan gespielt, so dass die Anwesenheit der Mitarbeitenden dort automatisch mitgeführt wird. Gleiches gilt für Meldungen wie Urlaub und Krankheit.

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