Für die digitale Zukunft gerüstet

Meinolf Droege,

Nahtlose Verzahnung von ERP- und ECM-Daten bei der Rechnungsbearbeitung

Um den Rechnungseingang zu automatisieren, setzt Kunststoffverarbeiter Ruch Novaplast auf ein Enterprise-Content-Management System (ECM). Es arbeitet eng verzahnt mit der eingesetzten kaufmännischen Software und kontextbezogen mit weiteren Applikationen.

In der hochautomatisierten Produktion entstehen geschäumte Bauteile unter anderem für die Automobilindustrie sowie für eine Reihe weiterer Branchen. © Ruch Novaplast

Partikelschäume und deren innovative Verarbeitung sind das Metier der Schwarzwälder Ruch Novaplast. Das Unternehmen ist seit über 50 Jahren am Markt, beschäftigt 250 Mitarbeiter und stellt gemäß eigener Angaben jährlich über 300 Neuprodukte her. Mit dieser Erfahrung entwickelt und produziert das Unternehmen Produktlösungen für die Fahrzeug-, Heizungs- und Lüftungsindustrie sowie für Anwendungen im Bereich Leichtbau, Hobby und Motorsport. Zur Unternehmensgruppe gehören außerdem das Produktionswerk Moraplast in der Tschechischen Republik und die Vertriebsgesellschaft Polypro in Frankreich.

Als einer der ersten Lizenznehmer der Marke Styropor hatten die Firmengründer schon früh ein Gespür für Innovationen mit Potenzial. In dieser Tradition setzt das im badischen Oberkirch ansässige Unternehmen auch auf moderne Informationstechnologie – und mittlerweile auf eine integrierte Lösung für Enterprise-Content-Management (ECM). Diese hatte sich empfohlen, um das Rechnungseingangsmanagement im Zusammenspiel mit der kaufmännischen Software Microsoft Dynamics AX zu automatisieren und um die Ausgangsbelege rechtskonform digital zu archivieren.

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Zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen nutzen die Schwarzwälder bereits seit vielen Jahren das ERP-System Microsoft Dynamics AX. „Das Aufkommen an Eingangsrechnungen ist jedoch stetig gestiegen. Zudem war die Zuordnung der eingehenden Rechnungen zu den entsprechenden ERP-Daten wenig komfortabel“, erinnert sich der kaufmännische Leiter Mathias Schmälzle. „Daher beschlossen wir im August 2016, ein ECM-System einzuführen. Nach einer umfassenden Marktrecherche fiel unsere Wahl auf Eloprofessional von Elo Digital Office.

Ein Grund hierfür war das Funktionsspektrum des Systems. Beispielsweise war es den Verantwortlichen ein Anliegen, dass die im ERP-System vorgehaltenen Daten weiteren Anwendungen zur Verfügung stehen und sich automatisch mit der Rechnungseingangslösung abgleichen lassen. Ein Workflow sollte die Freigabe steuern. Kurz: Man wollte eine nahtlose Verzahnung der ERP- mit der ECM-Software sicherstellen sowie das kontextbezogene Arbeiten zwischen den Applikationen ermöglichen.

Automatisierte Abläufe sparen Zeit

Gemeinsam mit dem Elo Business-Partner Modox wurde im Laufe einiger Monate eine komplette Rechnungseingangslösung implementiert. Sie basiert auf der installierten ECM-Software sowie der Business Solution Elo Invoice und wird von verschiedenen Modulen komplettiert. Dazu gehören neben dem DocXtractor zur Dokumentenanalyse und -klassifikation die Integrationsplattform Business Logic Provider (BLP) zusammen mit Business Connect. Letzteres stellt dem Nutzer Informationen und Aktionen im Kontext direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung bereit. Im Verbund ermöglichen sie ein ganzheitliches Informationsmanagement, auch über Systemgrenzen hinweg.

„Mit der gewählten Konstellation war es uns möglich, innerhalb nur weniger Arbeitstage in den Live-Betrieb zu wechseln“, resümiert Mathias Schmälzle. „Die involvierten Mitarbeiter waren dank der intuitiven Benutzeroberfläche innerhalb weniger Stunden mit der Handhabung der Software vertraut. Mittlerweile will niemand mehr die neue Arbeitsweise missen“, ergänzt der Kaufmännische Leiter.

Wunschgemäß ist es dem Unternehmen gelungen, den Rechnungseingangsprozess zu automatisieren. Seit der Produktivschaltung der Lösung erkennt das Klassifikationsmodul eingehende Rechnungen automatisch, klassifiziert sie und gleicht sie mit den Lieferanten- und Bestelldaten aus Microsoft Dynamics AX ab. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an das ECM-System übergeben und ein integrierter Workflow zur Rechnungsbearbeitung und -freigabe startet. Dank der bereits im System vorhandenen Informationen gelangen die Dokumente automatisch zum richtigen, sprich für die Prüfung und Freigabe zuständigen, Mitarbeiter. So wird keine Zeit verloren und beispielsweise Skontofristen lassen sich sicherer einhalten.

Alle in der kaufmännischen Software generierten Ausgangsbelege werden über die Middleware BLP automatisch als PDF-Datei an das ECM-Archiv übergeben. Dort werden sie ebenfalls automatisch verschlagwortet und in der Ordnerstruktur an der jeweils richtigen Stelle rechtskonform archiviert. Im Anschluss ermöglicht Business Connect die nahtlose, kontextbezogene Kommunikation zwischen den Anwendungen. In der dazugehörigen Sidebar lassen sich alle in Verbindung mit dem aktuellen Objekt stehenden Dokumente und Handlungsoptionen in Echtzeit anzeigen.

Auch der Geschäftsleitung und dem Controlling kommt die neue Lösung zugute: Sie erhalten über das in der Business Solution ELO Invoice enthaltene Dashboard anpassbare Übersichten – und können die Informationen zum Rechnungseingang jederzeit in Echtzeit visualisieren und auswerten.

Die gesteckten Ziele wurden laut Mathias Schmälzle mit Einführung der ECM-Software sowie ihren Erweiterungsmöglichkeiten und Modulen termingerecht in weniger als sechs Monaten erreicht. Mittlerweile arbeiten 70 Mitarbeiter mit dem ECM-System und profitieren von den Vorteilen der automatisierten Rechnungseingangslösung. Das Management des Schwarzwälder Traditionsunternehmens hat besondere die vielfältigen Möglichkeiten zur Datenvisualisierung und Analyse in Echtzeit zu schätzen gelernt.

Nicht zuletzt deshalb hat Ruch Novaplast gemeinsam mit Modox inzwischen zwei weitere ECM-Projekte umgesetzt: Sämtliche Verträge im Unternehmen werden seit 2018 mit der Lösung für Vertragsmanagement des Stuttgarter ECM-Herstellers digital verwaltet. Außerdem wurde 2019 der mobile Zugriff auf das ECM-Archiv über Tablets und Smartphones mit Hilfe der App „Elofor Mobile Devices’ realisiert. Damit sieht sich das Unternehmen für die digitale Zukunft gerüstet.

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